Näytteilleasettajina voivat olla moottori-, autoilu-, moottoriurheilu- ym. vastaavien alojen valmistajat, myyjät, edustajat sekä alan järjestöt ja julkaisijat. Ainoastaan ne tuotteet, jotka näyttelynjärjestäjä on hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle. Näytteille asetettuja tuotteita ei saa näyttelyn aikana viedä pois osastolta ilman järjestäjän lupaa.

Sitova näyttelytilan varaus tehdään järjestäjän vahvistamalla lomakkeella siinä ilmoitettuun päivään mennessä. Järjestäjän kirjallisesti hyväksymä varaus on molempia osapuolia sitova, näyttelypaikkaa ja näyttelyvuokraa koskeva sopimus. Mikäli varausten yhteismäärä täyttää käytettävissä olevat näyttelytilat ennen ilmoittautumisajan päättymistä, jaetaan tilat ilmoittautumisjärjestyksessä. Näytteilleasettaja ei ole ilman järjestäjän kirjallista lupaa oikeutettu vuokraamaan tai luovuttamaan edelleen osastoaan tai sen osaa.

Näytteilleasettajalla on oikeus kirjallisesti peruttaa osallistumisensa 14 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta, ei kuitenkaan myöhemmin kuin 30 päivää ennen tilaisuuden alkua. Näyttelyosastossa saadaan maininta muu kuin näytteilleasettajan, hänen päämiehensä ja edustajan toiminimi vain järjestäjän suostumuksella, jolloin tällaisesta maininnasta peritään alin paikan vuokra. Järjestäjällä on oikeus rajoittaa näyttelyosaston kokoa tai hylätä ilmoittautuminen syytä tähän ilmoittamatta.

Järjestäjä määrää osastojen lopullisen sijainnin ottaen huomioon toimialaryhmityksen, hallin tarkoituksenmukaisen käytön sekä mahdollisuuksien mukaan näytteilleasettajan toivomukset. Järjestäjä lähettää näytteilleasettajalle piirustuksen, johon on merkitty osaston sijainti ja mitat.

Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle

a) ellei paikanvuokraa suoriteta määräaikana

b) ellei näytteilleasettaja ota näyttelyosastoa käyttöönsä viimeistään avajaispäivää edeltävänä päivänä klo 12.00

mennessä, mikäli muusta ei olla sovittu.

Sopimuksen näin tai muulla tavoin näytteilleasettajasta johtuvasta syystä purkautuessa järjestäjä perii jo erääntyneet maksut, kuitenkin vähintään alimman paikanvuokran, ellei näytteilleasettaja ole käyttänyt 2 kohdassa mainittua peruutusoikeutta.

Näytteilleasettaja, jonka nimissä osasto on varattu, vastaa viime kädessä oman osastonsa järjestäjille aiheuttamista kustannuksista. Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa aiheuttamista kustannuksista. Tapahtumajärjestäjällä on oikeus puuttua osaston rakentamiseen ja somistamiseen. Osastojen välisten seinien korkeus pitää olla vähintään 240 cm. Seuraavat toimenpiteet edellyttävät aina järjestäjän hyväksymisen etukäteen.

– 250 cm:n korkeuden ylittävät seinä- ja somistusratkaisut.

– yli 1000 kg painavan näyttelyesineen sijoitus.

Mikäli näytteilleasettaja pystyttää seiniä yms. rakenteita, joiden ulkopuoliset pinnat näkyvät naapuristoihin tai käytäviin, hänen on huolehdittava myös niiden siistimisestä (esim. maalaus tms). Mikäli osastoon rakennetaan lattia, jonka korkeus hallin lattiasta ylittää 12 cm, osaston avoimet sivut on porrastettava ja rakennettava niihin kaide tai muu suoja.

Väliseinien korkeuden ylittävä rakenne, somistus tai näyttelyesine, jonka sijoittamiselle on saatu lupa, on pidettävä vähintään 2 m:n etäisyydellä naapuruston rajasta.

Näyttelyosiot voivat olla yleisvalaistuksen osalta himmennettyjä, joten näytteilleasettajan on otettava osastonsa valaistus huomioon itse. Näyttelypäällikkö antaa lisäohjeita tarvittaessa.

Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Jakelujännite Messukeskuksessa on 380 / 220 V, 50 Hz.

Ilmoittauduttuasi nöytteilleasettajaksi, palvelukanavasi osaston käytännön asioiden hoitamisessa on eMessukeskus, Helsingin Messukeskuksen asiointipalvelu. Huomioithan, että sinun tulee kirjautua palveluun itse, jotta voit päivittää tietosi ja tehdä osallistumiseesi liittyviä tilauksia. ​

eMessukeskuksessa on helppo asioida, tutustua koko palvelutarjontaan, tehdä tilauksia osastollesi ja hallinnoida kaikkia omaan tapahtumaosallistumiseen liittyviä tietoja. ​

Ohjeen palvelun käyttöön löydät täältä: klikkaa tästä!

eMessukeskuksen käyttöön liittyvissä kysymyksissä saat tarvittaessa apua Messukeskuksen asiakaspalvelusta: yrityspalvelu@messukeskus.com, p. 040 450 3250.

Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia lakeja ja asetuksia ja Messukeskuksen paloturvallisuusohjeita. Paloturvallisuutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisen ennakkolupa. Tupakointi on näyttelyhalleissa ehdottomasti kielletty. Ajoneuvojen akkukaapelit on irroitettava.

Tutustu Messukeskuksen Näytteillasettajan opas (klikkaa tästä), josta löydät paljon oleellista tietoa turvallisuuteen, erityisesti näyttelyn rakentamiseen ja purkamiseen, liittyen.

Järjestäjä vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella, mutta ei sen sijaan tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta.

Järjestäjän ottama vastuuvakuutus korvaa sen oman henkilökunnan toimenpiteistä tai laitteista ja rakennelmista kolmannelle osapuolelle mahdollisesti aiheutuneita vahinkoja. Näytteilleasettajan itsensä aiheuttamia vahinkoja tämä vastuuvakuutus ei korvaa. Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomastaan varkaus-, vastuu- tai muista vakuutuksista.

Audiovisuaalisten laitteiden ja musiikkivälineiden käyttöön samoin kuin havaintoesitysten järjestämiseen on saatava järjestäjän lupa. Näytteilleasettaja vastaa elokuvien ja video- ohjelmien ennakkotarkastuksesta ennen niiden esittämistä sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta. Havaintoesitykset eivät saa häiritä naapurustoa. Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Näytteilleasettajan on huolehdittava siitä, että osastolla oleville televisioille on asianmukainen TV-lupa.

Näytteilleasettajan tulee nimetä osastolleen vastuullinen hoitaja ilmoittautumisen yhteydessä. Osaston hoitajalle toimitetaan kaikki näyttelyä koskeva materiaali ja hänen tulee olla tavoitettavissa näyttelyn aikana tai hänen on nimettävä varamiehensä näyttelyn järjestäjälle.

Näyttelynjärjestäjä hoitaa yleissiivouksen. Näytteilleasettaja on velvollinen hankkimaan tarvittavat roska-astiat osastolleen. Rakennus- ja purkuvaiheen yhteydessä syntyvät roskat ja rojut on näytteilleasettajan toimitettava pois näyttelyalueelta. Näytteileasettaja on velvollinen huolehtimaan toimintansa aiheuttamien jätteiden lajittelusta ja toimittamisesta tapahtumajärjestäjän osoittamaan paikkaan.

Mikäli siivousta ei ole suoritettu määräaikaan mennessä, on järjestäjällä oikeus periä siivouskulut.

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden näyttelyn peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan ellei sitä voittamattomien esteiden (Force Majeure) vuoksi voida toimeenpanna ilmoitettuna aikana. Lakien vastaisia tuotteita tai siveettömiksi tulkittavat julkaisuja, tuotteita tai esityksiä ei saa näyttelyssä esiintyä. Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Helsingin kaupunkia. Allekirjoittamalla ilmoittautumislomakkeen näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä osanottoehtoja sekä näiden täydennykseksi annettuja ohjeita.